Solution de prise de rendez-vous en ligne et de gestion des centres de vaccination contre la Covid-19

ProVacc, c'est quoi ?

Développé sur le Framework Odoo Enterprise, ProVacc est un logiciel intégré de gestion des centres de vaccination contre la Covid-19. ProVacc est un système full web combinant :

  • Un portail internet permettant le rattachement de plusieurs centres de vaccination destiné à l’information des patients et à la prise de rendez-vous en ligne.

  • Un back-office performant et agile destiné aux acteurs et professionnels de santé intervenant pour les assister dans la gestion des opérations de vaccination.

 Voir ci-dessous les fonctionnalités détaillées

ProVacc permet d’optimiser et de simplifier les opérations de vaccination, d’assurer une traçabilité optimale et une communication automatisée auprès des patients pour le suivi et la planification des rappels.

ProVacc permet d’économiser un temps précieux au niveau des tâches administratives et de maitriser les flux de patients pour éviter les files d'attente trop importantes et réduire au maximum les risques de contamination.

ProVacc concourt une organisation fluide des opérations afin de permettre aux patients d’être vaccinés dans les meilleures conditions possibles.

Deux modes opératoires sont proposés et peuvent être combinés :

Prise de rendez-vous en ligne avec pré-enregistrement des patients

  • Les patients prennent rendez-vous en ligne et se pré-enregistrent (vérification de l’éligibilité, données d’identification, médecin traitant et/ou prescripteur, questionnaire de santé et recueil du consentement).

  • Le rendez-vous est confirmé au patient par email et/ou SMS et un rappel est lui est adressé la veille du rendez-vous. Le patient reçoit un QR Code qui permettra au PS de retrouver immédiatement sa fiche lors de sa présentation au centre de vaccination.

  • La tâche est dès lors enregistrée en file d’attente dans le système.

  • Les créneaux de rendez-vous sont paramétrables et affichés en fonction de la disponibilité et du nombre de professionnels de santé intervenants site par site.

Pré-enregistrement des patients sur site

En option lors de l'ouverture de la vaccination à l'ensemble de la population :

  • Les patients s’enregistrent à l’arrivée au centre de vaccination. Un ticket de vaccination numéroté avec QR Code est automatiquement édité à l’attention du patient ce qui permettra aux professionnels de santé de retrouver immédiatement sa fiche lors de sa prise en charge.

  • Les patients prennent ainsi rang dans la file d’attente du système.

  • Le temps d’attente cumulé en fonction du nombre de personnes présentes est calculé et publié en temps réel sur la plateforme en ligne, pour chaque site de vaccination permettant ainsi aux patients de connaître le temps d’attente avant de s’y déplacer.

Dans le cas où les deux modes sont associés, il conviendra de déployer deux flux de patients distincts.

Le matériel nécessaire sur site :

Fourni par Pharmasoft :

  • Une (ou plusieurs) tablette(s) 10 pouces avec clavier(s) et imprimante(s) thermique(s) pré paramétrée(s) pour l’enregistrement des patients et l’impression des tickets.

  • Une imprimante thermique pour les étiquettes de suivi (en option)

  • Des scanners de code barre 2D pour lecture des QR Codes

À fournir par les organisateurs :

  • Accès internet filaire et Wifi

  • Postes de travail Windows, MacOs ou Linux avec navigateur à jour (Chrome, Firefox, Safari) ou tablettes tactiles Android ou iOS

  • Imprimantes A4 jet d’encre ou laser

* La remontée automatique est actuellement à l’étude avec les services de la Direction Générale de la Santé

ProVacc : une solution à l'image et au service
des territoires

Liste des Fonctionnalités

Les principales fonctionnalités de ProVacc

Architecture multi-centres extensible

ProVacc est à même de gérer plusieurs centres de vaccination sur une même plateforme. Regroupez selon vos besoins 5, 10 ou 20 centres et plus sur une même instance.

Préenregistrement des personnes souhaitant se faire vacciner

Les personnes souhaitant se faire vacciner peuvent se préenregistrer en ligne afin d'anticiper au mieux les besoins en vaccins. Elles seront alors informées le plus rapidement possible d'une date prévisionnelle pour leur vaccination.

Préenregistrement des patients avec questionnaire de santé et recueil du consentement

Les patients sont préenregistrés à la prise de rendez-vous après avoir complété le questionnaire de santé.

Gestion des plannings des intervenants

Gestion des plannings de présence des professionnels de santé. Modifiez les affectations ou les horaires des équipes en un seul clic avec notifications par Email.

Plateforme téléphonique VOIP intégrée

Disposez d'une ligne téléphonique dédiée sur chaque centre de vaccination avec un numéro de téléphone publique + interne. Nombreuse fonctionnalités de téléphonie moderne : répondeur. remontée de la fiche patient lors d'un appel entrant, Click to Call, application Softphone, etc.

Tableaux de bord paramétrables

De nombreux tableaux de bord sont disponibles pour un suivi en temps réel de la vaccination et des besoins en approvisionnement.

Gestion automatisée des rappels de vaccination

Maintenez le lien avec les patients pour la programmation et le suivi de la 2ème vaccination (rappels automatisés par Email et SMS).

Module sondage intégré

Mesurez simplement la perception des patients sur le fonctionnement du centre et la qualité de service ou tout autre point important.

Hébergement de données certifié HDS en France

ProVacc est hébergé en France sur des infrastructures dédiées et certifiées HDS. Toutes les données personnelles et de santé sont sécurises selon les meilleurs standards actuels.

Remontée des données sur le téléservice Vaccin Covid opéré par l'Assurance Maladie

En cours de développement

Déploiement ultra-rapide sous 72h

Parce que la situation sanitaire l'exige, Pharmasoft s'engage sur un déploiement ultra-rapide dans un délai moyen de 72 heures pour le socle principal (1).

Prise de RDV en ligne sans création de compte

Prise de rendez-vous simple et accessible sans obligation créer un compte. Confirmation et rappels par Email et SMS automatisés. Chaque centre gère son planning de rendez-vous en fonction des ressources humaines disponibles.

Gestion des stocks de vaccins en temps réel

Anticipez vos besoins en vaccins selon les planning de réservation et profitez d'une visibilité en temps réel sur les stocks actuels et à venir, centre par centre et en vision globale.

Outils de contrôle de la qualité

ProVacc intègre des fonctionnalités de contrôle automatisées de la qualité permettant de satisfaire à toutes les exigences en matière de tracabiité.

Messagerie interne (message + chat) entre les différents centres et leurs intervenants

Profitez d'une messagerie interne par message et/ou chat en temps réel entre les différents centres de vaccination et la plateforme centrale. Simplifiez et fluidifiez votre communication pour plus d'efficacité

Nombreuses fonctions de reporting intégrées

Créez vos propres tableaux de bord et vues analytiques à partir des données du système. Disposez d'une vue globale sur l'ensemble des opérations

Base de données des médecins libéraux

ProVacc intègre l'annuaire des 148 000 médecins généralistes avec, le cas échéant, leur adresse email permettant leur rattachement automatique aux patients. 

Live Chat avec les patients

Offrez aux patients un canal de discussion temps réel par chat. Les opérateurs peuvent animer et répondre aux messages depuis tout terminal connecté à internet.

Gestion des unités mobiles et de leur planning

ProVacc permet la gestion des unités mobiles intervenant auprès des personnes âgées dès lors qu'elles ne peuvent pas se déplacer hors de leur domicile.
Application mobile fournie avec géolocalisation

  1. Hors livraison de matériels spécifiques (tablettes, imprimantes, téléphones)

Que deviennent les données personnelles et de santé enregistrées dans ProVacc ?

À la différence des solutions proposées par les principaux acteurs du marché de la prise de rendez-vous en ligne qui offrent leurs services sur des plateformes centralisées et à leur image, en obligeant les patients à créer un compte sur leur application pour prendre rendez-vous (le plus connu d'entre eux revendique plus de 35 millions de patients inscrits actifs...),  la solution ProVacc a été développée dans le seul but d'aider les professionnels de santé et les différents acteurs investis dans les opérations de vaccination contre la Covid-19  et non à constituer et capitaliser un fichier de patients monnayable dont le devenir serait incertain.


En matière de conservation des données personnelles, la politique de Pharmasoft est totalement transparente puisque l'ensemble des plateformes ProVacc avec les données qu'elles contiennent a vocation à disparaître au terme de la campagne de vaccination.

Après les deux injections, les données de santé personnelles des patients sont automatiquement anonymisées en attendant leur suppression définitive au terme de la campagne .

ProVacc est une application de la suite

 

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