Solution de prise de rendez-vous en ligne et de gestion de la vaccination pour les pharmacies et les centres de vaccination contre la Covid-19
ProVacc, c'est quoi ?
Développé sur le Framework
Odoo Enterprise
, ProVacc est un progiciel intégré spécialement développé pour les centres de vaccination contre la Covid-19 et les pharmacies.
ProVacc est un système full web combinant :
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Un portail internet permettant le rattachement de plusieurs centres de vaccination ou pharmacies, destiné à l’information des patients, au préenregistrement et à la prise de rendez-vous en ligne.
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Un back-office performant et agile destiné aux acteurs et professionnels de santé intervenant pour les assister dans la gestion de l'ensemble des opérations de vaccination.
ProVacc permet d’optimiser et de simplifier les opérations de vaccination, d’assurer une traçabilité optimale et une communication automatisée auprès des patients pour le suivi et la planification des rendez-vous et des rappels.
ProVacc permet d’économiser un temps précieux au niveau des tâches administratives et de maitriser les flux de patients pour éviter les files d'attente trop importantes et réduire au maximum les risques de contamination.
ProVacc concourt une organisation fluide et efficace du centre de vaccination Covid-19 afin de permettre aux patients d’être vaccinés dans les meilleures conditions possibles.
Deux modes opératoires sont proposés et peuvent être combinés :
Prise de rendez-vous en ligne et par téléphone avec pré-enregistrement des patients
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Les patients se préenregistrent puis prennent rendez-vous en ligne ou par téléphone après vérification de leur éligibilité (données d’identification, médecin traitant et/ou prescripteur, questionnaire de santé et recueil du consentement).
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Les rendez-vous sont confirmés au patient par email et/ou SMS et un rappel est lui est adressé la veille du rendez-vous. Le patient reçoit un QR Code qui permettra au professionnel de santé de retrouver immédiatement sa fiche lors de sa présentation au centre de vaccination.
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La tâche est dès lors enregistrée en file d’attente dans le système.
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Les créneaux de rendez-vous sont paramétrables et affichés en fonction de la disponibilité et du nombre de professionnels de santé intervenants site par site et de la disponibilité des vaccins.
Pré-enregistrement des patients sur site
En option lors de l'ouverture de la vaccination à l'ensemble de la population :
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Les patients s’enregistrent à l’arrivée au centre de vaccination. Un ticket de vaccination numéroté avec QR Code est automatiquement édité à l’attention du patient ce qui permettra aux professionnels de santé de retrouver immédiatement sa fiche lors de sa prise en charge.
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Les patients prennent ainsi rang dans la file d’attente du système.
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Le temps d’attente cumulé en fonction du nombre de personnes présentes est calculé et publié en temps réel sur la plateforme en ligne, pour chaque site de vaccination permettant ainsi aux patients de connaître le temps d’attente avant de s’y déplacer.
Dans le cas où les deux modes sont associés, il conviendra de déployer deux flux de patients distincts.
ProVacc : une solution à l'image et au service
des territoires
Liste des Fonctionnalités
Les principales fonctionnalités de ProVacc
Architecture multi-centres/pharmacies extensible
ProVacc est à même de gérer plusieurs centres de vaccination ou pharmacies sur une même plateforme. Regroupez selon vos besoins 5, 10 ou 20 centres et plus sur une même instance.
Préenregistrement des personnes souhaitant se faire vacciner sans création de compte
Les personnes souhaitant se faire vacciner peuvent se préenregistrer en ligne afin d'anticiper au mieux les besoins en vaccins. Elles seront alors informées le plus rapidement possible d'une date prévisionnelle pour leur vaccination.
Questionnaire de santé et recueil du consentement
Les patients sont invités à compléter le questionnaire de santé et de recueil du consentement à la prise de rendez-vous. Le médecin du centre vérifie et valide le questionnaire en apposant sa signature faisant ainsi office de prescription.
Gestion des plannings des intervenants
Gestion des plannings de présence des professionnels de santé. Modifiez les affectations ou les horaires des équipes en un seul clic avec notifications par e-mail.
Plateforme téléphonique VOIP intégrée
Disposez d'une ligne téléphonique dédiée sur chaque centre de vaccination avec un numéro de téléphone publique + interne permettant la prise de rendez-vous par téléphone.
Fonctions : répondeur. remontée de la fiche patient lors d'un appel entrant, Click to Call, application Softphone, etc.
Importation et synchronisation des fichiers "Canicule et Grand froid" pour faciliter le suivi des personnes âgées et vulnérables
ProVacc permet l'importation des fichiers "Canicule et Grand froid" afin de faciliter la prise de contact avec les personnes âgées et vulnérables grâce à la plateforme téléphonique intégrée (appel en 1 clic, traçage des appels, remontée automatique de la fiche patient en appel entrant).
Tableaux de bord paramétrables
De nombreux tableaux de bord sont disponibles pour un suivi en temps réel de la vaccination et des besoins en approvisionnement.
Gestion automatisée des rappels de vaccination
Maintenez le lien avec les patients pour la programmation et le suivi de la 2ème vaccination (rappels automatisés par e-mail et SMS).
Module sondage intégré
Mesurez simplement la perception des patients sur le fonctionnement du centre et la qualité de service ou tout autre point important.
Base documentaire intégrée
ProVacc intègre une base documentaire permettant de centraliser l'ensemble des informations utiles au centre : RCP et notice des vaccins, portfolio à destination des professionnels de santé, tableaux de suivi etc.
Hébergement de données certifié HDS en France
ProVacc est hébergé en France sur des infrastructures dédiées et certifiées HDS. Toutes les données personnelles et de santé sont sécurises selon les meilleurs standards actuels.
Remontée des données sur le téléservice Vaccin Covid opéré par l'Assurance Maladie
En cours de développement
Déploiement ultra-rapide sous 72h
Parce que la situation sanitaire l'exige, Pharmasoft s'engage sur un déploiement ultra-rapide dans un délai moyen de 72 heures pour le socle principal (1).
Prise de RDV en ligne sans création de compte
Prise de rendez-vous simple et rapide sans obligation créer un compte (moins de 2 mn pour les deux rendez-vous).
Confirmation et rappels par e-mail et SMS automatisés. Chaque centre gère son planning de rendez-vous en fonction des ressources humaines disponibles.
Gestion des stocks de vaccins en temps réel
Anticipez vos besoins en vaccins selon les planning de réservation et profitez d'une visibilité en temps réel sur les stocks actuels et à venir, centre par centre et en vision globale.
Outils de contrôle de la qualité
ProVacc intègre des fonctionnalités de contrôle automatisées de la qualité permettant de satisfaire à toutes les exigences en matière de traçabilité.
Suivi de la température des réfrigérateurs
ProVacc gère le suivi des mesures de températures des réfrigérateurs (au minimum 3 fois par jour) avec reporting complet (rapports, graphiques, etc.)
Messagerie interne (message + chat) entre les centres/pharmacies et leurs intervenants
Profitez d'une messagerie interne par message et/ou chat en temps réel entre les différents centres de vaccination et la plateforme centrale. Simplifiez et fluidifiez votre communication pour plus d'efficacité
Nombreuses fonctions de reporting intégrées
Créez vos propres tableaux de bord et vues analytiques à partir des données du système. Disposez d'une vue globale sur l'ensemble des opérations.
Base de données des médecins libéraux
ProVacc intègre l'annuaire des 148 000 médecins généralistes avec, le cas échéant, leur adresse e-mail permettant leur rattachement automatique aux patients.
Live Chat avec les patients
Offrez aux patients un canal de discussion temps réel par chat. Les opérateurs peuvent animer et répondre aux messages depuis tout terminal connecté à internet.
Génération et envoi automatique des certificats de vaccination par e-mail au patient
ProVacc génère automatiquement les deux certificats de vaccination et les adresse aux patients sans action requise de l'opérateur.
Gestion des unités mobiles et de leurs plannings
ProVacc permet la gestion des unités mobiles intervenant auprès des personnes âgées dès lors qu'elles ne peuvent pas se déplacer hors de leur domicile et l'optimisation des trajets.
Application mobile fournie avec géolocalisation
Connexion sécurisée par e-CPS
La connexion des professionnels de santé à ProVacc se fait via ProSanté Connect et leur e-CPS.
C'est simple et sécurisé.
- Hors livraison de matériels spécifiques (tablettes, imprimantes, téléphones)
Que deviennent les données personnelles et de santé enregistrées dans ProVacc ?
À la différence des solutions proposées par les principaux acteurs du marché de la prise de rendez-vous en ligne (Doctolib, KelDoc, Maiia) qui offrent leurs services sur leurs plateformes centralisées et à leur image, en obligeant les patients à créer un compte sur leurs applications pour prendre rendez-vous (le plus connu d'entre eux revendique plus de 35 millions de patients inscrits actifs...), la solution ProVacc a été développée dans le seul but d'aider les professionnels de santé et les différents acteurs investis dans les opérations de vaccination contre la Covid-19 et non à constituer et capitaliser un fichier de patients monnayable dont le devenir serait incertain.
En matière de conservation des données personnelles, la politique de Pharmasoft est totalement transparente puisque l'ensemble des plateformes ProVacc avec les données qu'elles contiennent a vocation à disparaître au terme de la campagne de vaccination.
Après les deux injections, les données de santé personnelles des patients sont automatiquement anonymisées en attendant leur suppression définitive au terme de la campagne .
ProVacc est une application de la suite
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